La gestion électronique des documents (G.E.D)
Une solution efficace pour l’entreprise
Véritable outil collaboratif par excellence, la G.E.D est aujourd’hui un des moyens les plus efficaces pour harmoniser le processus de traitement des données de l’entreprise. Conviviale et pratique, la G.E.D assure la collaboration en temps réel des différents intervenants pour remplir aux objectifs, réaliser une tâche ou… valider des informations. La gestion électronique des documents est de ce fait incontournable dans nombre d’organisations. Voici pourquoi.
Fiabilité, confiance et bien plus encore
Que d’avantages à commencer par le gain de temps lorsque vous décidez d’opter pour la G.E.D ! En effet, avec la dématérialisation croissante des documents ou encore la démocratisation des outils bureautiques et de communication au sein des entreprises, l’implémentation d’un système de G.E.D est aussi à la base, le meilleur moyen de centraliser votre data et de l’exploiter au format numérique. Une nouvelle façon de faire qui fluidifie le travail au quotidien et permet de mieux contrôler le partage des informations et leur validation. Or, c’est sans nul doute la possibilité d’indexer, de tracer et de contrôler l’information qui est déjà un gage de sécurité et de fiabilité. Il est évident que dans un tel contexte, le fait de protéger vos informations aux normes souhaitées de votre entreprise – puisque la G.E.D garantit la préservation des documents – est le dernier maillon de la chaîne pour que la diffusion de la data soit parfaitement sécurisée.
D’où l’intérêt que tous les acteurs de votre organisation aient conscience de l’enjeu majeur d’une G.E.D et qu’ils en fassent surtout, une expérience convaincante et pérenne. L’objectif d’un tel changement étant in fine, de collaborer en confiance et en toute transparence. Verdict ? En faisant le bon choix de votre solution de G.E.D, vous garantissez la fiabilité des processus collaboratifs ainsi que la sécurité de vos informations.
De l’efficacité augmentée à la productivité décuplée
Autre avantage non négligeable d’une plateforme G.E.D pour que vos collaborateurs soient plus productifs, c’est qu’ils puissent avoir accès à des outils efficaces. L’efficacité se mesurant par le fait qu’ils fournissent les fonctionnalités et les informations nécessaires en un minimum de temps. N’oublions pas que… Time is money !
Ainsi, une G.E.D parfaitement maîtrisée permet par exemple de trouver instantanément la bonne version d’un document, de partager des données avec d’autres personnes ou encore d’harmoniser les différents mécanismes documentaires. Autant d’attributs alléchants qui allègent le processus et permettent d’aller à l’essentiel.
Une matrice évolutive et personnalisable à l’envi
Pour faire face aux changements de l’entreprise et ses processus, les outils que vous utilisez doivent être évolutifs. Ils doivent s’adapter aux nouvelles utilisations sans perturber les processus. Mieux, ils se doivent d’impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise en s’inspirant de la méthode dite agile pour la conception d’une matrice qui soit en totale adéquation avec les différents métiers de l’entreprise. Se doter d’un bon outil de GED, c’est donc faire un pas en avant en adoptant une solution que vous pourrez paramétrer selon les besoins des utilisateurs et personnalisable à l’infini au fur et à mesure des opérations effectuées.
Une gouvernance optimale
Pour éliminer l’utilisation des supports papier destinés à la communication interne, rien de mieux que d’utiliser un outil de GED. Ce dernier permet de partager les documents numérisés en un clin d’œil. Le partage des fichiers est donc l’une des principales fonctionnalités collaboratives de la GED. Par voie de conséquence, vous garantissez l’efficacité de la communication interne en réduisant le temps de latence et en assurant la fiabilité des informations partagées. De plus, l’utilisation de la GED vous permet de garder la trace de tous les flux de communication internes. En cas de problème, vous pouvez rapidement repérer où ça a mal tourné et apporter les corrections nécessaires. A ce titre, l’on peut évoquer la difficulté à indexer des données à des formats différents tels que le son, la vidéo, etc.
Et enfin, pour que votre outil de G.E.D vous conduise tout droit à au succès et à un retour sur investissement réussi, la dernière étape consiste à investir dans l’accompagnement et la formation de vos collaborateurs.
Un pas en avant vers l’excellence opérationnelle
Pour maximiser la rentabilité, la productivité et les performances, il faut commencer par éliminer les gaspillages. Dématérialiser les processus internes permet de réduire l’utilisation du papier. Cela induit d’importantes économies en matière d’investissements destinées à l’acquisition, l’impression et le stockage du papier. Ensuite, en mettant en place un système de GED, vous éliminez le temps perdu dans la recherche des documents et des informations. Vous garantissez que vos collaborateurs ont un accès immédiat à toutes les informations dont ils ont besoin. In fine, la G.E.Dest l’un des outils les plus performants permettant aux entreprises d’atteindre l’excellence opérationnelle.
Article Blog / par Maria CHRAÏBI/ Master II Commerce Electronique Unistra/Edge, Casablanca, Maroc
