Avec l’augmentation des cyberattaques et des violations de données, les entreprises doivent redoubler d’efforts pour protéger leurs données.
Le délégué à la protection des données exerce un rôle indispensable dans ce contexte et doit à travers ses missions établir les procédures nécessaires dans le but de prévenir, anticiper et résoudre ces incidents.
En effet, il est un acteur stratégique au sein de l’entreprise et assure la gouvernance adéquate des données.
Alors, pour mener au mieux cette stratégie il devra se munir d’outils pour visualiser et comprendre les flux de données au sein d’une organisation.
La cartographie des risques : un outil essentiel
La cartographie des données est un instrument fondamental pouvant être utilisé dans ce contexte par le DPO.
Lorsqu’elle est correctement établie, elle permet de visualiser les flux de données, d’identifier les points de vulnérabilité, et de tracer les interactions entre les différents systèmes de traitement de l’information.
Cette démarche méthodique facilite l’identification rapide des sources de problèmes potentiels et contribue à une réponse plus efficace face aux incidents.
Au moyen de l’outil utilisé dans le cadre de cette procédure, il serait notamment possible d’identifier différents éléments essentiels tels que :
- Les divers traitements des données personnelles,
- Les catégories et natures de la data qui est traitée,
- Les objectifs des traitements de ces informations,
- Les acteurs internes et externes mêlés dans l’intervention sur ces données,
- Les flux des données, ce qui concerne notamment l’origine et la destination des indications collectées par les entreprises.
L’établissement de relations entre ces éléments permettra éventuellement de tracer les traitements inhérents à l’activité de l’entreprise et de mettre au clair le mécanisme de fonctionnement propre à chaque système.
Les bénéfices concrets de la cartographie des risques
Cette obligation légale va donc au-delà de la simple formalité, elle influence la performance de l’entreprise et accroit son « immunité » face aux cyberattaques. Elle agit sur différents vecteurs tels que :
- Visibilité et transparence : la cartographie offre une vue d’ensemble permettant le repérage des vulnérabilités, failles de sécurité, et redondances dans les processus de traitement.
- Conformité et traçabilité : la documentation concise et fidèle des flux de données est essentielle pour se conformer aux réglementations comme le RGPD, et répondre à l’impératif légal de transparence totale sur l’utilisation des données personnelles.
- Gestion des priorités : en identifiant les données les plus sensibles et les risques les plus probables, le DPO peut hiérarchiser les actions à mener.
Cette gestion des priorités lui permettra de concentrer les efforts sur les zones les plus critiques, maximisant ainsi l’efficacité des mesures de protection.
- Gestion des prestataires : de nombreuses entreprises ont recours à l’externalisation des traitements. La cartographie permet de classer les prestataires en fonction des données qu’ils traitent et d’évaluer leur conformité aux normes de sécurité exigées.
- Détection précoce des incidents : à l’occasion de cette procédure, le délégué à la protection des données met à jour constamment les détails des traitements. En actualisant régulièrement en fonction des nouvelles opérations, le DPO est en mesure de détecter rapidement les anomalies et d’intervenir avant qu’elles ne se transforment en incidents majeurs.
- Optimisation du processus de gestion de l’incident : en cas de cyberattaque, la cartographie des données permet d’identifier rapidement la source du problème aboutissant ainsi à des réponses plus appropriées et efficaces.
Le DPO pourra plus rapidement coordonner la réponse, assurant une communication claire avec les autorités et les parties prenantes affectées.
En outre, la cartographie l’habilitera à mieux exercer son rôle d’orientation des équipes et mieux diriger les opérations visant à remédier à la situation.
- Réévaluation et ajustement : cet incident devra être obligatoirement répertorié dans la cartographie afin de pouvoir indiquer les mesures prises. Cela permet non seulement de documenter les actions pour un éventuel contrôle de la CNIL, mais aussi de préparer l’entreprise à mieux gérer des situations similaires à l’avenir.
L’importance de la réévaluation continue
Le rôle du DPO ne se limite pas à l’application de solutions standardisées. Il doit adapter la méthodologie de la cartographie en fonction des dynamiques spécifiques de l’entreprise, de ses particularités opérationnelles et de la réactivité de ses équipes. Cela implique une évaluation régulière de la performance des équipes et de l’impact des méthodes employées, en ajustant la stratégie en fonction des résultats obtenus.
En effet, il devra relever des indicateurs de performances pertinents pour étudier l’impact de la méthodologie adoptée sur les différents vecteurs d’influences évoqués.
En intégrant cette pratique dans leur gouvernance des données, les entreprises peuvent non seulement protéger leurs données mais aussi optimiser leurs processus et améliorer leur compétitivité sur le marché.
Sources
https://www.talend.com/fr/resources/cartographie-donnees/#:~:text=L’objectif%20de%20la%20cartographie,de%20ces%20masses%20de%20donn%C3%A9es.
https://fiches-pratiques.chefdentreprise.com/Thematique/gestion-personnel-1099/FichePratique/Cartographie-des-donnees-a-quoi-a-sert–368359.htm
European Union Agency for Cybersecurity (ENISA), (2020), “Data Protection Officer (DPO) Guide.”
National Institute of Standards and Technology (NIST), (2021), “Risk Management Framework.”
