Gestion de projets, associations ou tout simplement start-up et entreprises, le travail en ligne est devenu monnaie courante avec l’explosion d’Internet, et il se démocratise encore plus de nos jours. Bien évidemment, des outils collaboratifs sont rapidement apparus pour venir pallier à des difficultés et il est à présent possible de s’organiser de différentes manières. Que vous soyez étudiant, membre d’une association ou en charge de l’organisation du travail dans une start-up, cet article peut vous être très utile !
(Image : bykst, Pixabay)
Un peu d’organisation et de budget
Travailler en ligne nécessite une organisation préalable. Il convient, avant de se lancer dans la sélection des outils collaboratifs, de déterminer quels sont les besoins du groupe. De manière similaire, quel sera le budget alloué à l’utilisation de ces outils ? Il est important de se poser de telles questions, car l’utilisation de certains outils peut devenir extrêmement onéreuse.
En effet, certains outils facturent leurs clients en fonction du nombre d’utilisateurs. Par exemple, le très complet WIMI propose une première offre à 8 euros par mois et par utilisateur, pour un maximum de 100 utilisateurs. Les offres les plus élevées montent jusqu’à 15 euros par mois et par utilisateur, mais permettent une plus grande liberté de travail. Pour une structure réduite, telle une association d’une dizaine de personnes, les coûts peuvent devenir – et deviennent – rapidement inabordables.
Une coopération d’outils, solution gratuite
Une réalité s’impose alors aux structures les plus petites : l’utilisation d’un outil unique et couvrant tous les besoin de la gestion de projets n’est pas possible sans le budget allant avec. Une alternative existe – même plusieurs alternatives. En effet, de nombreux outils gratuits existent aujourd’hui, et certains proposent des services à la hauteur des outils payants.
Même si la plupart ne permettent pas de couvrir l’intégralité des services que la gestion de projet implique, ces outils se focalisent chacun sur un domaine bien précis. Communication, stockage, échéancier, etc. – tout est disponible pour la modique somme de 0 euros. Même si certains de ces services proposent des formules payantes, il est possible de les utiliser de manière indéfinie gratuitement.
Un trio gagnant ?
Si une multitude d’outils existent aujourd’hui, il est possible de mettre en place un process approfondi de façon aisée avec seulement trois d’entre eux. Le trio retenu est composé de Dropbox, Trello et Slack, qui remplissent chacun une fonctionnalité bien particulière.
Dropbox est sans doute le plus connu et sert d’espace de stockage en ligne. Il permet à une équipe de mettre en ligne tout type de document et d’y accéder à tout instant. De plus, il est possible d’utiliser ce service pour envoyer des informations à une personne tierce à l’équipe en générant un lien unique vers un fichier ou un dossier. En plus d’être accessible en ligne, Dropbox peut également prendre place en tant qu’application de bureau sur PC ou sur smartphone.
Trello sert à la gestion de projet et plus précisément à la répartition des tâches. Il propose un système de cartes et de tableaux, permettant d’assigner des membres d’une équipe à certaines tâches et d’y ajouter des deadlines/jalons. Il permet un suivi facile des tâches à accomplir et de mettre à jour un échéancier. Une application mobile permet d’être notifié à tout moment.
Slack permet la communication aisée au sein d’une équipe. Il ressemble beaucoup à un chat mais se montre bien plus puissant : en effet, Slack enregistre tous les messages en archive et permet la création de multiples « canaux » permettant de communiquer sur différents aspects d’un projet. Seuls les membres d’une équipe y ont accès et des autorisations supplémentaires peuvent être implémentées vis-à-vis des différents canaux.
A eux trois, ces services vous permettront de monter un process solide et d’avancer facilement dans vos projets. Ils sécurisent les données de leurs clients et existent sous forme d’application pour une mobilité accrue. De plus, il est possible de les intégrer dans la conception d’un site web, même si l’opération peut se révéler onéreuse.
Qu’attendez-vous pour les essayer ? Bien sûr, il en existe plein d’autres – à vous de voir lesquels correspondent au mieux à vos attentes !
Liens
- Dropbox : https://www.dropbox.com/fr/
- Trello : https://trello.com/
- Slack : https://slack.com/
Alexandre MOUREY (@AlexandreMourey) est étudiant en Master 2 de Droit de l’économie numérique. Passionné par le monde des nouvelles technologies et de l’audiovisuel, il participe à de nombreux projets sur Internet, notamment avec l’association FFL Production.
Article très informatif dirais-je. Cette méthode de travail permet de gagner de la vitesse dans la finition des travaux et une communication plus rapide.