Les services de coffres-forts électroniques consistent en un espace de stockage sécurisé, accessible sur internet, permettant de stocker des documents électroniques sous différents types de format (textes, photos, documents papier numérisés, etc.).
Ce type de service constituant un traitement de données au sens de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, peut-être gratuit Ou payant.
S’agissant de la valeur probante du document électronique contenu dans un coffre, il convient de distinguer entre :
- les documents électroniques ab initio : ceux qui sont électroniques dès leur création;
- les copies sous format électronique de documents papier : ce sont des papiers et ils deviennent électroniques par un procédé de numérisation.
Lorsqu’il est sous une forme électronique, l’écrit a la même force probante que sur support papier, sous la réserve que puisse être dument identifiée la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
En pratique, c’est la signature électronique couplée à un système d’archivage électronique qui va permettre de garantir les exigences d’identité et d’intégrité.
De plus, la force probante d’un document qui est versé dans un coffre-fort électronique va dépendre de son origine. Il faut donc à nouveau distinguer si :
- le document a été simplement transformé en électronique par le client (pris en photo ou numérisé) : il ne constitue qu’une copie dans ce cas.
- le document a été versé directement sous format numérique dans le coffre-fort électronique et signé électroniquement : il constitue un original électronique.
En France, si vous souhaitez utiliser un service de coffre-fort numérique, il est préférable d’être vigilant et de prendre certaines précautions. Il vous faut, au préalable, vérifier les engagements qui sont pris par le fournisseur du coffre-fort que ce soit pour la disponibilité du service, la compensation en cas de perte de vos données mais également le chiffrement éventuel de ces données. Il convient également de vérifier que seulement vous ou les personnes que vous seul pouvez autoriser, aient accès aux documents stockés.
Depuis le 23 janvier 2014, la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) a adopté un nouveau référentiel lui permettant de délivrer deux labels « formation » et « audit » aux services de coffre-fort numérique.
Les exigences de ce référentiel portent notamment sur les données traitées, l’accès à ces données, leur durée de conservation, l’information sur les personnes et la gestion des risques.
Marie-Ena JACOBY-KOALY
Source image : Le Monde
Merci à vous infiniment. C’est vrai que les coffres forts sont des outils plus sécurisés que les portes-documents.